Dosya Dolabındaki 10 Yıllık Kağıt Yığını
Küçük işletmelerin büyük çoğunluğunda personel özlük dosyası hâlâ kağıt klasörde tutuluyor. İşe alınırken doldurulan form, fotokopiler, imzalı sözleşme... Bunlar bir klasöre kaldırılıyor, sonra unutuluyor. İhtiyaç duyulduğunda — SGK denetimi, dava, yeni kredi başvurusu — o klasörü bulmak saatler alabiliyor.
Dijital özlük sistemi bu karmaşayı çözüyor. Her personelin bilgileri sistematik, aranabilir ve erişilebilir formatta tutuluyor.
Personel Bilgi Programında Yönetilen Bilgiler
Kişisel Bilgiler
Ad, soyad, TC kimlik no, doğum tarihi ve yeri, medeni durum, kan grubu, adres, acil iletişim kişisi.
İstihdam Bilgileri
İşe giriş tarihi, pozisyon, departman, çalışma türü (tam/yarı zamanlı), maaş bilgisi, SGK no, IBAN.
Eğitim Bilgileri
En son mezun olunan okul, bölüm, mezuniyet yılı, sertifikalar ve kurslar.
Belgeler
İş sözleşmesi, kimlik fotokopisi, sağlık raporu, adli sicil, diploma kopyası — hepsi PDF veya görüntü olarak dijital arşivde.
Excel Personel Bilgi Tablosunun Sınırları
Excel'de personel bilgileri tutulduğunda belge ekleme imkânı yok. Sözleşmeyi ayrı klasörde, TC fotokopisini ayrı klasörde, Excel tablosunu ayrı klasörde tutmak zorunda kalıyorsunuz. Birini ararsanız diğerini bulamıyorsunuz. Arama, eşleştirme ve bütünlük kontrolü impossible.
KVKK Boyutu: Kişisel Veri Güvenliği
Personel bilgileri KVKK kapsamında hassas kişisel veri. Erişimin kısıtlanması, verilerin şifrelenmesi ve yetki dışı erişimin engellenmesi zorunlu. Excel dosyası herkesin açabildiği bir bilgisayarda duruyorsa bu yükümlülük karşılanmıyor.
Dijital Çizelge Özlük Modülü
Her personel için dijital özlük dosyası oluşturulabiliyor. Kişisel, istihdam ve eğitim bilgileri doldurulabiliyor. PDF ve görüntü belgeler yüklenebiliyor. Personel kendi profilini görüntüleyebiliyor; yönetici tüm özlük bilgilerine erişebiliyor. KVKK uyumlu rol bazlı erişim kontrolü.