Maaş Hesaplama Gecesi
Her ayın sonunda muhasebeci veya yönetici aynı gece çalışmasını yaşıyor: Kim kaç gün çalıştı? Fazla mesai var mı? Kim izin kullandı, kesinti yapılacak mı? Avans verilen var mıydı? Bu soruları yanıtlamak için farklı dosyalar, farklı defterler açılıyor; sonunda hata olmadığı ümidiyle bordro gönderiliyor.
Maaş takip programı bu gecenin saatlerini dakikaya indiriyor.
Bordro Sürecinin 4 Aşaması ve Doğru Araç
Aşama 1: Ham Veri Toplama
Kim kaç saat çalıştı, kim devamsız kaldı, kim fazla mesai yaptı? Bu verinin kaynağı giriş-çıkış kaydı sistemi (PDKS). Kaliteli giriş verisi olmadan doğru bordro hesabı mümkün değil.
Aşama 2: Düzeltmeler ve Eklemeler
İzin kesintileri, avans ödemeleri, prim ve ikramiye bilgileri eklenir. Bu bilgiler genellikle İK veya yöneticide tutulur; merkezi bir sisteme girilerek bordro yazılımına aktarılır.
Aşama 3: Brüt ve Net Hesabı
SGK primleri, gelir vergisi ve damga vergisi hesabı yapılır. Bu aşama bordro yazılımının (Logo, Luca, Mikro gibi) işidir.
Aşama 4: Ödeme ve Belgeleme
Banka havale listesi, ücret bordrosu imzası ve SGK bildirgeleri. Yasal zorunluluklar burada tamamlanır.
Maaş Takip Sürecinde Excel'in Sınırları
Küçük ekiplerde Excel işe yarar; ama şu sorunlar kaçınılmaz:
- Bir personelin giriş saati değişince tüm aylık hesap yeniden yapılması gerekiyor
- Fazla mesai katsayısı değiştiğinde formülleri güncellemek zaman alıyor
- Avans kaydı ayrı bir tabloda tutuluyor ve entegre olmuyor
- Hata bulunduğunda hangi hücrede olduğunu bulmak detective işi
Dijital Çizelge + Bordro Yazılımı Kombinasyonu
Dijital Çizelge çalışma saati verilerini toplayıp aylık puantaj raporu üretir. Bu rapor Excel/CSV olarak export edilir ve Logo, Luca, Mikro gibi bordro yazılımlarına aktarılır. İki sistem birbirini tamamlar; Dijital Çizelge sahada veriyi toplar, bordro yazılımı hesapları yapar.